Spotkanie biznesowe daje zlecenia wtedy, gdy klient może od razu dopytać o ofertę, a Ty wracasz do niego po rozmowie. Wiadomość łatwo pominąć, a człowieka przy stole trudno zbyć milczeniem. Liczby z badania osobistych próśb i dane organizacji networkingowej BNI pomagają ocenić, ile można z tego wyciągnąć.
Dlaczego spotkania F2F mają znaczenie dla biznesu
Spotkania biznesowe mają znaczenie, bo prośba wypowiedziana osobiście dostaje wyraźnie więcej pozytywnych odpowiedzi niż e-mail. W badaniu Mahdiego Roghanizada i Vanessy Bohns 45 wolontariuszy prosiło po 10 nieznajomych o wypełnienie ankiety, jedna połowa mailem, druga na żywo, tymi samymi słowami. Forma bezpośrednia okazała się 34 razy skuteczniejsza, choć uczestnicy spodziewali się podobnego wyniku w obu grupach.
Eksperyment dotyczył ankiety, a nie sprzedaży, więc pokazuje siłę osobistego kontaktu, a nie gotowy wynik handlowy. W rozmowie o ofercie zyskujesz coś jeszcze: pytanie o termin albo zakres pada przy stole i dostaje odpowiedź na miejscu, bez czekania na kolejną wiadomość. Decydent ma informacje na bieżąco, więc może szybciej ocenić propozycję.
Regularne rozmowy mogą prowadzić do stałych relacji, a z nich biorą się kolejne zlecenia i rekomendacje wśród znajomych z branży.
Budowanie relacji poprzez bezpośredni kontakt
Bezpośredni kontakt buduje zaufanie, bo spotkanie F2F (face to face) pokazuje osobę stojącą za ofertą i pozwala wyróżnić się na tle innych firm. BNI opiera na tym cały model: członkowie widują się co tydzień, a w każdej grupie działa jeden przedstawiciel danej specjalizacji, więc rozmawiają o współpracy, a nie o konkurowaniu.
Na spotkaniu widać też komunikację niewerbalną, czyli gesty, mimikę i ton głosu. Takich sygnałów nie dostaniesz w mailu, a pomagają zauważyć wątpliwość klienta, zanim ją wypowie, i dopasować argumentację, na przykład wrócić do ceny, gdy rozmówca marszczy brwi przy tabeli kosztów.
Rozmowa we dwoje sprzyja też pomysłom, których trudno dojść w korespondencji rozciągniętej na kilka dni.
Jak spotkania wspierają skuteczne negocjacje
Spotkania wspierają negocjacje, bo warunki umowy można zmieniać na bieżąco, w reakcji na odpowiedzi rozmówcy. Wątpliwość wyjaśniona od razu nie wraca po tygodniu, a propozycję da się dopasować do konkretnych potrzeb klienta jeszcze przy stole.
Ponadto osobiste spotkania umożliwiają obserwację języka ciała. Spojrzenie, postawa czy drobne gesty mogą podpowiedzieć, które elementy oferty budzą zainteresowanie, a które trzeba doprecyzować.
Podczas networkingu i spotkań grupowych poznajesz też kilka osób naraz. W BNI Polska prezentacja dnia trwa 10 minut, a organizacja radzi zostawić około 2 na pytania i oprzeć wystąpienie na jednym przykładzie klienta. Po rozmowie odezwij się najlepiej w ciągu doby, najpóźniej po 48 godzinach, póki obie strony pamiętają ustalenia.
Czy warto inwestować w spotkania biznesowe
Warto, jeśli Twoja oferta opiera się na zaufaniu i poleceniach, a Ty masz czas na regularne rozmowy. BNI podaje na swojej stronie 355 000 członków, 17,8 mln przekazanych rekomendacji i ponad 26,9 mld USD obrotu, który te kontakty przyniosły. W Polsce to blisko 100 grup i około 2 300 firm. Te liczby pochodzą od samej organizacji, dotyczą całego świata i nie obiecują wyniku pojedynczego przedsiębiorcy.
Własny wynik policzysz najprościej przez kwartał: zapisuj liczbę spotkań, otrzymanych rekomendacji i podpisanych zleceń. Po 3 miesiącach zobaczysz, czy czas poświęcony na rozmowy się zwraca.
Zgłoszenie do spotkania biznesowego
Zgłoszenie zaczyna się od wizyty w roli gościa, bo na spotkanie grupy BNI Polska można przyjść przed dołączeniem.
